POLíTICA DEL SISTEMA DE DENUNCIAS ysondos
OBJETO
En cumplimiento de la legislación vigente y de las normas y códigos internos de la organización, YSONDOS JAIB 2011, S.L., ha implementado un canal interno de información o denuncias a fin de facilitar la posibilidad de que los empleados o terceros pongan en conocimiento de la empresa la comisión de actos que puedan incurrir en un incumplimiento normativo cometidos por parte de empleados de la organización o por parte de terceros vinculados a esta.
AMBITO DE APLICACIÓN
Este procedimiento es aplicable a todos los empleados, agentes comerciales, directivos, y cualquier persona que tenga relación con la entidad.
ASPECTOS CLAVE
1. QUÉ INFORMACIÓN APORTAR Y CÓMO HACERLO:
Se deberá notificar cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción legal, normativa o de conducta interna, o cualquier acto que pueda dar lugar a un delito o a cualquier otra infracción.
Se proporcionará información sobre posibles infracciones, tanto reales como potenciales, que hayan ocurrido o sean susceptibles de ocurrir en un sentido amplio. Esta información se basará en sospechas razonables y estará sujeta a una evaluación rigurosa para asegurar su fiabilidad y veracidad.
Valoramos enormemente la integridad y veracidad de la información recibida. Por lo tanto, rogamos a los informantes que proporcionen toda la información disponible en relación con las posibles infracciones, detallando minuciosamente los hechos. Asimismo, preferimos que se adjunte o se haga referencia explícita a cualquier prueba o documento que respalde la denuncia, lo que permitirá a la organización gestionar el caso de manera efectiva.
Todo aquel que tuviera conocimiento fundado de cualquier tipo de acto o conducta que pudiera suponer un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable o al código ético de la entidad deberá comunicarlo a través del siguiente canal CANAL DE DENUNCIAS YSONDOS
El acceso a las comunicaciones recibidas a través del canal interno de información queda restringido al personal responsable.
Se han aplicado las medidas de seguridad técnicas y organizativas a fin de garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de toda la información recibida a través del canal.
2. DERECHOS DEL DENUNCIANTE
La entidad informará en su página web de la existencia del canal, de la política y del procedimiento para la presentación y gestión de las denuncias.
Los informantes recibirán acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a los 7 días. Una vez analizada la denuncia, se informará al denunciante de la admisión o inadmisión de la misma. El plazo, en relación a la investigación, no podrá exceder los tres meses (ampliable por tres meses más para casos justificados) de conformidad con la normativa vigente. Una vez finalizada la investigación, el denunciante deberá ser informado sobre las medidas de seguimiento previstas y de la decisión, por ejemplo, la remisión a una autoridad competente, así como del resultado de las investigaciones.
El denunciante que presente una denuncia a través del canal de denuncias podrá mantener el anonimato en torno a su identidad, garantizándose el mismo durante el proceso, siendo opcional para el denunciante incluir datos que permitan su identificación a través del formulario de denuncia habilitado.
De conformidad con lo anterior, serán aceptadas para su tramitación aquellas denuncias en las que no consten los datos de identificación del denunciante, investigándose con la mayor prudencia y proporcionalidad.
La identidad del denunciante será confidencial, y no se permitirá su divulgación sin su consentimiento expreso, a menos que sea necesario hacerlo ante personal autorizado específicamente para recibir y gestionar denuncias. Esta regla se rige por las excepciones estipuladas en el derecho de la Unión Europea o la normativa española, especialmente en situaciones relacionadas con investigaciones realizadas por las autoridades o en el marco de procesos judiciales.
La entidad garantizará la debida protección a todas las personas informantes que comuniquen una denuncia a través del presente procedimiento.
En ninguna circunstancia se emprenderán represalias contra el denunciante, incluso si las investigaciones llegaran a confirmar la ausencia de incumplimiento normativo o actividad ilícita. A continuación, se detallan algunas de las acciones que se pueden considerar represalias:
Suspensión, despido, destitución u otras medidas similares; evaluación negativa del rendimiento; negación de promoción; cambio injustificado de lugar de trabajo, reducción de salario o cambio de horario laboral; coacción, intimidación, acoso u ostracismo; discriminación o trato injusto; no renovación o resolución anticipada de un contrato de trabajo temporal; daño a la reputación personal, especialmente en medios sociales, o pérdida financiera, incluyendo la pérdida de negocios e ingresos; resolución anticipada de un contrato de bienes o servicios; cancelación de un permiso; y cualquier otra medida que pudiera considerarse como represalia.
El autor de cualquier tipo de represalia deberá ser sancionado. La entidad tomará medidas disciplinarias severas contra cualquier empleado o colaborador que, de forma particular, cometa represalias directa o indirectamente contra un informante. Se tomarán las medidas necesarias para garantizar que dichas represalias cesen de manera inmediata.
El individuo que presente la denuncia tiene la libertad de seleccionar el canal que estime más apropiado, incluida la opción de recurrir a instancias externas como las autoridades competentes. No se impondrá ninguna obligación al denunciante para que utilice un canal específico.
3. DERECHOS DEL DENUNCIADO
La entidad se asegurará de proteger los derechos del denunciado y no tomará medidas disciplinarias o legales hasta que se verifique la veracidad de los hechos denunciados, se recojan las pruebas necesarias y se determine que ha ocurrido un delito o una violación a los principios y valores de la entidad. El denunciado tendrá derecho a ser oído en cualquier momento. Se garantizará el respeto a la presunción de inocencia y honorabilidad de las personas afectadas.
El denunciado debe ser informado sobre el proceso de investigación en curso para que pueda ejercer su derecho de defensa y presentar cualquier evidencia que demuestre su inocencia. Sin embargo, en casos en los que revelar información sobre la investigación pueda poner en peligro la eficacia de la misma, la comunicación al denunciado puede retrasarse con el fin de evitar la destrucción o alteración de pruebas por parte del denunciado.
Tendrá derecho a acceder a todos los datos que componen el expediente, con la excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el expediente. Asimismo, será informado de la resolución de la investigación.
Durante toda la investigación de la denuncia, se garantizará al denunciado el derecho a la confidencialidad de sus datos personales, con el objetivo de evitar cualquier divulgación de información que pueda afectar a su reputación. La información proporcionada al denunciado se realizará de manera que proteja la confidencialidad del denunciante, sin revelar la identidad del mismo sin su consentimiento expreso, excepto en los casos establecidos por la legislación de la Unión Europea o española en el contexto de investigaciones realizadas por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales.
El acusado tiene derecho a una investigación basada en el análisis objetivo de las evidencias recabadas, garantizando una investigación eficaz y transparente.
4. IMPOSICIÓN DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS
Si la investigación demuestra de manera fehaciente la veracidad de los hechos y su conexión con conductas irregulares o ilícitas, el denunciado podría estar sujeto a sanciones conforme al código ético de la institución, así como a las disposiciones legales laborales y otras obligaciones civiles y mercantiles aplicables. Además, la entidad podría informar a las autoridades judiciales pertinentes sobre los hechos si lo considera necesario.
5. COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS FALSAS O DE MALA FE
El uso del sistema de denuncias de la institución requiere un comportamiento responsable y apropiado. Transmitir información falsa con intenciones maliciosas y deshonestas desde el punto de vista ético constituye una violación de la buena fe que debe prevalecer en las relaciones laborales dentro de la organización, lo cual podría resultar en la aplicación de medidas disciplinarias de acuerdo con las normativas vigentes.
6. CONFLICTO DE INTERESES
En el caso de que se presente una denuncia que involucre directamente a individuos con capacidad para participar activamente en la gestión e investigación de la misma, se considerará la existencia de un conflicto de intereses. Por consiguiente, dichas personas serán automáticamente excluidas del proceso de investigación y análisis hasta su conclusión, con el propósito de prevenir cualquier conflicto de interés o incompatibilidad.
7. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Responsable del tratamiento
La entidad ha designado un Responsable de Protección de Datos dentro de su organización con el que podrán ponerse en contacto para realizar cualquier consulta relacionada con el tratamiento de datos personales.
Finalidad del tratamiento de datos personales
Se tratarán los datos personales estrictamente necesarios para los fines de gestionar, tramitar e investigar las informaciones relativas a la comisión de irregularidades o actos contrarios a la ética, la legalidad o las normas corporativas y llevar a cabo las actuaciones necesarias para la investigación de los hechos denunciados, incluidas, en su caso, adopción de las medidas disciplinarias o legales que correspondan. Los datos personales no serán utilizados para una finalidad distinta de la indicada.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
Base de legitimación:
La base de legitimación radica en el cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c del RGPD 679/2016), regulada por la Ley 2/2023 del 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que traspone la Directiva Europea 2019/1937/UE, de 23 de octubre. En los casos en que no sea obligatorio, la base de legitimación será el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento (art. 6.1.e del RGPD 679/2016).
Plazo de conservación de los datos
Los datos de la persona informante, de los afectados y terceros se conservarán en el sistema de denuncias internas durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
El plazo de conservación general de dichos datos es de tres meses desde la introducción de los mismos, prorrogable a otros tres meses para casos complejos. Sin perjuicio de su conservación por un plazo superior a los tres meses establecidos, los datos de las denuncias se podrán conservar de forma anonimizada, sin necesidad de proceder al bloqueo de los datos.
Asimismo, los datos podrán tratarse por un plazo superior a los tres meses para la investigación de los hechos denunciados, siempre que no se conserven en el sistema de información de denuncias internas.
Acceso a los datos del sistema de información de denuncias internas
Únicamente podrán acceder a los datos contenidos en el canal de denuncias internas quienes formen parte del departamento responsable del sistema, pudiendo tratarse de personas que formen o no parte de la organización o los encargados del tratamiento designados para la realización de estas funciones. Asimismo, podrán acceder otras personas cuando ello resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de procedimientos judiciales. Los datos personales NO se cederán a terceros salvo en los casos en los que exista una obligación legal.
La ley puede exigir que se revelen datos personales a organismos públicos o autoridades competentes, en ese caso, solo se revelará lo estrictamente necesario para el cumplimiento de dichas obligaciones legales.
Derechos de protección de datos
El interesado si lo desea puede ejercer los siguientes derechos sobre sus datos personales: derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición, retirar el consentimiento prestado y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas. Para ello, o si desea obtener más información, podrá dirigirse al email info@ysondos.com
Además, el interesado puede dirigirse a la Autoridad de Control competente (Agencia Española de Protección de Datos www.aepd.es) para obtener información adicional o presentar una reclamación.
PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN DE DENUNCIAS
Con el propósito de realizar las tareas de investigación de manera efectiva, la entidad ha establecido un procedimiento interno que abarca todo el proceso de la denuncia, desde su presentación inicial hasta su conclusión. Este procedimiento tiene como objetivo verificar la autenticidad de las comunicaciones, asegurar la correcta obtención de evidencia y salvaguardar los derechos tanto del denunciante como del denunciado. Este protocolo se estructura en dos etapas distintas:
1. INVESTIGACIÓN
El denunciante, en caso de optar por el uso del Canal de denuncias de la entidad, tendrá que rellenar el formulario de denuncia que está a su disposición en la web corporativa: CANAL DE DENUNCIAS
La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia cada una de ellas deberá hacerlo de forma individual a través del canal de denuncias.
En cualquier caso, en un plazo no superior a 7 días se remitirá al denunciante un acuse de recibo de la información recibida.
Es importante que el denunciante aporte detalle suficiente sobre los hechos, conductas o actividades sospechosas, permitiendo incluso el envío de ficheros o documentos adjuntos en relación a los hechos denunciados.
Se realizará un análisis preliminar de la denuncia con el fin de valorar si procede o no su admisión a trámite.
En ambos casos, la entidad informará al denunciante de la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la denuncia.
Una vez admitida a trámite la denuncia se procederá a la apertura del expediente. En el transcurso de la investigación, el departamento encargado llevará a cabo, según su criterio, medidas destinadas a profundizar en los acontecimientos y obtener información adicional con el fin de tomar decisiones apropiadas de manera objetiva, fundamentadas en las pruebas recopiladas. Las acciones de investigación pueden abarcar:
En caso necesario, el equipo de investigación puede asignar responsabilidades a otras personas, siempre garantizando el cumplimiento de los principios de confidencialidad y tratamiento de datos.
En todo momento, la investigación se llevará a cabo mediante un examen imparcial de la documentación existente, la obtención de evidencias, la recopilación de pruebas y su análisis correspondiente.
El proceso de investigación durará como máximo tres meses desde el día de la comunicación. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados para la investigación de los hechos denunciados y en su caso, por las autoridades competentes o en procesos judiciales, pero no se conservarán en el propio sistema de información de denuncias internas. Siendo posible ampliar este plazo a tres meses más en casos justificados.
Al concluir la investigación, se llevará a cabo la resolución del expediente, cuyos posibles resultados son:
Una vez que el departamento responsable ha recopilado y analizado las pruebas, se finaliza la fase de investigación y se inicia el proceso de toma de decisiones respecto a la información evaluada.
Generación del informe. El departamento responsable del sistema documentará de manera clara y concisa las conclusiones obtenidas.
